Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und -pflichten müssen von Unternehmen eingehalten werden, ansonsten drohen hohe Bußgelder oder im schlimmsten Fall sogar Freiheitsstrafen.
Doch trotz dieser gesetzlichen Vorgaben wird das Thema Archivierung von vielen Unternehmen und Organisationen oft vernachlässigt. Dabei können gerade in der heutigen Zeit Daten, Dokumente und E-Mails durch Systemausfälle oder Cyberattacken unwiederbringlich verloren gehen.
Ist Microsoft 365 Archivierung die richtige Lösung für Unternehmen und Organisationen?
Laut einer Studie von Statista zur Nutzung von Office-Software liegt der Marktanteil von Microsoft 365, ehemals Office 365, in deutschen Unternehmen bei 85 Prozent. Microsoft bietet eine Microsoft 365 Archivierung, ehemals Office 365 Archivierung, an. Aber ist diese Lösung eine vollständig revisionssichere Ablage für Unternehmen?
Archivierungsfunktionen von Microsoft 365: Möglichkeiten und Einschränkungen
Die Microsoft 365 Archivierung bietet Funktionen zur Archivierung von E-Mails und Dokumenten, jedoch keine direkte revisionssichere Ablage. Die Archivierungsfunktionen ermöglichen die automatische Archivierung von E-Mails nach bestimmten Kriterien wie Alter oder Aufbewahrungsrichtlinien. Dies dient in erster Linie dem Datenmanagement und der Aufbewahrung von E-Mails und Dateien für Compliance-Zwecke. Um jedoch eine vollständig revisionssichere Speicherung der Daten mit Microsoft 365 zu gewährleisten, sind zusätzliche Maßnahmen gemäß den gesetzlichen Anforderungen erforderlich.
Die Lösung: d.velop documents for Microsoft 365
Um eine revisionssichere Ablage in Verbindung mit Microsoft 365 zu erreichen, können Unternehmen auf spezialisierte Lösungen von Drittanbietern wie d.velop documents for Microsoft 365 zurückgreifen. Diese Lösung integriert sich nahtlos in Microsoft 365 und bietet Funktionen zur revisionssicheren Archivierung, Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten gemäß den gesetzlichen Anforderungen.
Vorteile von d.velop documents for Microsoft 365
- Revisionssichere Archivierung der Dokumente: Jedes Dokument wird mit einer digitalen Signatur versehen, die die Unveränderbarkeit und Integrität des Dokuments sicherstellt.
- Automatisierte Archivierung und Aufbewahrungsrichtlinien: Unternehmen können automatisierte Archivierungsprozesse einrichten und Aufbewahrungsrichtlinien festlegen, um Dokumente gemäß den festgelegten Richtlinien zu archivieren und aufzubewahren.
- Vereinfachte Suche und schnelle Wiederherstellung: Durch die Integration von d.velop documents for Microsoft 365 können Unternehmen effizient nach archivierten Dokumenten suchen und diese bei Bedarf schnell wiederfinden.
Mit d.velop documents for Microsoft 365 können Unternehmen die Vorteile der Microsoft 365-Archivierung nutzen und gleichzeitig eine revisionssichere Ablage ihrer geschäftskritischen Dokumente gewährleisten. Die Lösung bietet somit eine sichere und effiziente Archivierungslösung für Unternehmen und Organisationen.
