Die Herausforderung

Rund 2.500 Ordner hatte das mittelständische Architekturbüro Denhof in den vergangenen 40 Jahren Firmengeschichte in seinem Archiv angesammelt. Aus Platzmangel und dem Wunsch, überflüssige Ordner zu entsorgen, war es vor einigen Jahr erforderlich, die eigenen Akten kostengünstig zu sichten, sicher zu digitalisieren und den jeweiligen Projekten und Kunden zuzuordnen.

Eigene Dokumenten-Archivierung fehlerbehaftet 

Auf der Suche nach einer Lösung versuchte das Architekturbüro zunächst, die Ordner selbst zu digitalisieren. Es stellte sich jedoch schnell heraus, dass diese Arbeit sehr zeitaufwendig und vor allem fehleranfällig war. So gingen bei der eigenständigen Digitalisierung einige Akten verloren.

Die Lösung

Nach der Entscheidung für die Zusammenarbeit mit einem professionellen Dienstleister haben wir gemeinsamen eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt: Zunächst sortierten Herr Denhof und sein Team die Aktenmengen manuell vor, um sie zu reduzieren, Ordnung zu schaffen und Kosten und Zeit bei der Archivierung zu sparen. Anschließend wurden die Projektakten in beschrifteten Ordnern mit Trennblättern in verschlossenen Transportboxen zum Scannen transportiert, dort übergeben und sicher digitalisiert. Anschließend wurden die Dateien anhand der Projektnummern in den Ordnern sortiert und dem Architekturbüro als SFTP-Download-Link zur Verfügung gestellt.

Das Fazit

Die Archivierung neuer Daten schreitet im Architekturbüro weiter voran. Der Geschäftsführer des Unternehmens freut sich über den neu gewonnenen Platz, eine effizientere Arbeitsweise und die Sicherheit seiner Dokumente. „Alles in allem ist dies für mich die bislang beste getestete Archivierungsmethode“, so Herr Denhof.